A la hora de comenzar proyectos empresariales muchos somos los que nos lanzamos a la piscina. Esto nos permite conseguir un aprendizaje más frenético, pero incrementa el ratio de errores que podemos cometer. Como co-fundador -así, que suena potente- de ARN Coaching sé de lo que hablo cuando escribo estas líneas.
Es ideal conseguir experiencia, dinero, aprendizajes y contactos trabajando en empresas que nos ayuden a afianzar nuestras competencias. A pesar de ello, las circunstancias a veces -como en nuestro caso con la pandemia- suponen un freno que tienes que estar dispuesto a coger. ¿Es necesario? ¿Es viable? ¿Es, de veras, la mejor opción?
Hoy hablamos de las operaciones en la empresa.
Las operaciones en la empresa
Las operaciones son una parte importante de la actividad empresarial. Junto con el marketing y las finanzas componen el core de la entidad. No son compartimentos estancos, ya que comparten espacios y se interrelacionan, dando lugar a sinergias que mejoran el desempeño de la empresa.
El legado de las operaciones
Las operaciones en las empresas han estado marcadas por el desarrollo tecnológico. Desde la industria 1.0 -de los telares antiguos mecánicos- a la 4.0, y la que viene: la hiperautomatización. Esta hiperautomatización implica la libertad de actuación de las máquinas: tomarán decisiones personalizadas para la empresa en algún momento.
Siguiendo la definición de Gartner, la hiperautomatización se refiere al enfoque en el cual las organizaciones identifican, examinan y automatizan rápidamente, tanto los procesos comerciales y de TI, a través de un enfoque disciplinado. Lo que implica el uso orquestado de tecnologías, herramientas y/o plataformas; algunas de ellas pueden ser IA, Machine Learning, una arquitectura dirigida por eventos (EDA), RPA, iPaaS, y otros sobre automatización de procesos, tareas y/o decisiones (Trycore).
¿Cuáles son las decisiones que ha de tomar un director de operaciones?
#1 Bienes y servicios
A día de hoy existen bienes que proveen servicios. ¿Qué es un iPhone? Cuando esos bienes o servicios sean parte de nuestra actividad económica habremos de distinguir los deseos y las necesidades de las personas, así como la perspectiva ética de nuestro trabajo.
¿Cómo hacemos para que podamos vender esos bienes y servicios? Agregar valor a estos bienes o servicios. Existe una interesante fórmula ofrecida por el profesor Luís Huete que hace referencia al valor del esfuerzo. Vamos a ver dos variables de esta misma fórmula.
El valor del esfuerzo es igual al cociente resultante de dividir las sumas de Valor Tangible + Valor Intangible entre las sumas de Precio, Esfuerzo e Inseguridad.
#2 Gestión de calidad
La gestión de calidad ha evolucionado a lo largo de los años desde una perspectiva de producto a una perspectiva de experiencia. En primer lugar, se realizaban pruebas sobre el producto que ponían el énfasis en el control del mismo. Poco a poco, se introdujeron técnicas estadísticas y de muestreo, lo cual comenzaba a apuntar sobre el control del proceso. Así, nacieron los primeros sistemas de calidad, que derivaron en estrategias: es decir, que la gente supiese sobre ello. Con posterioridad, se ha enfocado el trabajo de la gestión de calidad a la calidad total: donde se observa la dicotomía entre las expectativas y lo realmente recibido y percibido por el cliente. El último paso de esta evolución trata de garantizar la excelencia de la experiencia.
#3 Diseño de procesos
El diseño de procesos sigue una gráfica muy ilustrativa a la hora de llevarse a cabo. Si optamos por un diseño de procesos encaminados a conseguir una alta variedad con un bajo volumen apuntaremos a un enfoque de proceso. El enfoque de producto será el resultante de centrarse en una producción en masa de items iguales. La tendencia es la personalización de gran escala.
#4 Localización
La localización de la producción habrá de observar factores tales como los costes, factores matemáticos -que combina costes con otras variables o grados- o el centro de gravedad.
#5 Lay-out
Se refiere ala distribución. Depende de div ersos factores. Requiere un trabajo con métodos que nos acercan a soluciones.
#6 Recursos humanos
Los RRHH son base del éxito de todo sistema de producción. Estudiar el trabajo a realizar, la motivación, la formación, la prevención, etcétera: todos ayudan.
#7 Compras
Engloba la toma de decisiones de qué, cuánto, a quién y cuándo comprar. Además, surge la cuestión de si es más conveniente producir en lugar de comprar. En el caso de que la compra sea la opción prioritaria habremos de tener en cuenta:
- la elección del proveedor.
- el desarrollo del proveedor. Dentro de esta cabe destacar la logística, el control de calidad, la disminución de costes o los tipos de negociación.
Al final, hemos de darnos cuenta de que no solo es el precio lo que determinará la elección entre comprar y producir. Hay más elementos que deben ser atendidos.
#8 Inventario
Existen diferentes tipos, como las materias primas, los productos terminados, las devoluciones o retornos, etcétera. Todo el dinero que está dentro del sistema para producir se considera inventario, según Goldratt. El personal no es inventario ya que se considera coste operativo: necesario para sacar productos finales.
#9 Sistemas de planificación
Van desde el plan agregado a la ejecución/control. Lo vemos en el apartado de Sistemas de producción.
#10 Mantenimiento
El mantenimiento requiere su distinción de la disponibilidad. La disponibilidad es la suma de fiabilidad + mantenibilidad.
Sistemas de producción
Planificación agregada
El objetivo de la planificación agregada es determinar la combinación de niveles de inventario y fuerza del trabajo que minimice los costos (o maximice el beneficio) relacionados con la producción en los periodos de planificación.
¿Cuáles son los aspectos más importantes de esta planificación agregada?
- Tiene el objetivo de servir y que no se sufra una rotura de stock.
- Requiere saber cuáles son nuestras necesidades en el tiempo.
- Combina los niveles de inventario y la fuerza de trabajo que minimice los costes.
- Existen muchos métodos para calcularla.
Plan maestro
Es un programa que determina cuándo debe producirse un producto concreto y en qué cantidad, así como cuándo debe entregarse al cliente. Se va re-calculando conforme va pasando el tiempo.
Programación de la producción
MRP (Material Requirement Planning)
El MRP es un sistema que traduce la producción de objetos -el Plan Maestro- en necesidades reales de componentes, con fechas y cantidades. Es un sistema bastante costoso de implementar, además de caro.
Su problema puede darse en su diseño: la exhaustividad del mismo dependerá de la fábrica.
Just in time
El sistema Just in time busca eliminar las tareas innecesarias o las fuentes de despilfarro y fabricar lo que se necesite, en el momento en el que se necesite y con la máxima calidad posible.
El JIT requiere de ciertos condicionantes:
- demanda estable
- todos los procesos han de estar equilibrados
- tiempo de preparación reducidos (SMED): para ello, analizaremos las tareas y las dividiremos
- que la producción sea estándar
- que se adapte la producción a la demanda contando con la flexibilidad de trabajadores
- que las equivocaciones tengan un plan establecido para darle solución (Jidoka)
- mantenimiento productivo total: que los empleados tengan la percepción de que las herramientas son propias de cada trabajador
- la existencia de relacioens con proveedores y clientes.
El JIT sigue una filosofía de trabajar en compás, esto es, en una sincronización total.
Teoría de las similitudes TOC
La teoría de las limitaciones parte de que todo sistema tiene alguna limitación que marca el máximo de output a obtener. El esfuerzo primordial de toda organización será conseguir que ninguna decisión pueda repercutir negativamente en la limitación y por el contrario estas fomente en lo posible la disminución de la limitación.
Requiere buscar y encontrar los cuellos de botellas de cada empresa en su producción.
- Lo primero es saber qué ees lo que nos va a limitar la ganancia de dinero, y puede ser tanto externa como interna de la empresa, teniendo esta lugar en el proceso o no.
- Hay que decidir cómo explotar esas limitaciones.
- Subordinar todo a las decisiones adoptadas en el paso anterior.
- Elevar la limitación.
- Si se rompe la limitación, volver al primer paso.
Destacamos también el Sistema OPT o Tecnología de la Producción Optimizada, que se centra en mantener el flujo productivo.
Corto plazo
La programación a Corto Plazo se compone de las actividades encaminadas a programar, controlar y evaluar las operaciones de producción a muy corto plazo, para lograr el cumplimiento del plan maestro con la capacidad disponible y la mayor eficiencia posible.
Nos expone qué hacer y cuándo. Y para ello, se llevará a cabo:
- La asiganción de trabajos concretos a puestos específicos.
- La secuenciación de los trabajos concretos en los puestos concretos.
- La programación detallada de las tareas -lo que se conoce como lanzamiento de órdenes-.
Mejora
Viene a abordarse a través de diferentes perspectivas, como pueden ser las siguientes.
Reingeniería
Consiste en re-pensar si se puede hacer mejor y re-instaurar esas medidas en el proceso productivo. Es especialmente útil en entornos complejos donde la innovación sea una obligación.
Lean manufacturing
La producción Lean es un modelo de gestión que se enfoca en minimizar las pérdidas de los sistemas de manufactura al mismo tiempo que maximiza la creación de valor para el cliente final. Para ello utiliza la mínima cantidad de recursos, es decir, los estrictamente necesarios para el crecimiento (Wikipedia). Busca reducir los desperdicios, por lo que así maximizaría el valor de la empresa.
Los desperdicios son 7:
- Sobreproducción: Producción de referencias antes de que sean requeridas por el cliente.
- En espera: recursos sin utilizar esperando a poder realizar una actividad.
- Transporte: tiempo invertido en transportar y almacenar materiales o documentos.
- Movimiento: cualquiera que no sea necesario para completar una operación de valor añadido.
- Tiempos de proceso innecesarios: que original la necesidad de completar una operación de valor añadido.
- Inventario: acumulación de materia prima, producto en curso o terminado.
- Defectos: utilizar, generar o suministrar productos que no cumplen las especificaciones.
Kai-zen
Es una filosofía de mejora continua que optimiza los procesos productivos a partir del trabajo en equipo. Dispone de diferentes herramientas como:
- planificar – controlar – actuar. En la práctica, el método Kaizen se apoya en un sistema de cuatro pasos, conocido como “enfoque PDCA”:
- Plan (planificar): primera etapa de todo proyecto, consiste en analizar el estado de nuestra empresa y fijar unas metas claras y alcanzables.
- Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de ejecución organizado por prioridades.
- Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para identificar ineficiencias y corregir eventuales errores. Entre las herramientas de control más utilizadas destacan la ley de Pareto, las Check lists y las métricas de rendimiento (KPIs).
- Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus resultados con el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y productivo (Bizneo).
- Las 5S. El llamado método de las 5S toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke (Bizneo). Las 5S del Kaizen no son otra cosa sino los 5 pasos básicos a dar para implementar la metodología Kaizen dentro de las empresas:
- Seiri (clasificar): diferenciar entre lo útil y lo inútil, con el objetivo de mantener únicamente lo necesario y remover todos los elementos que no son necesarios para realizar un trabajo.
- Seiton (organizar): ordenar lo útil asignando un nombre y una ubicación fija a cada objeto/proceso. De esta forma se minimizan los tiempos de búsqueda y se evitan esfuerzos inútiles.
- Seiso (limpiar): limpiar el espacio de trabajo a diario, con el objetivo de mejorar el bienestar de los trabajadores, reducir el riesgo de accidentes, y mejorar la calidad de los productos.
- Seiketsu (estandarizar): cuidar la higiene personal para evitar la aparición de suciedad y desorden. Como resultado, se mejora el bienestar de la plantilla y se incrementa su productividad.
- Shitsuke (autodisciplina): fomentar la autodisciplina, para que los trabajadores conviertan en hábito el empleo de la filosofía Kaizen y adopten las 5S tanto en el trabajo como en su hogar.
- Los 5 por qué. Responde al principio fundamental de método, según Masaaki Imai: descubrir el origen de los problemas para alcanzar una solución duradera. Hay que preguntarse cinco veces “por qué”.
- El Lean Kaizen. La metodología Lean Kaizen basa una intervención en los factores organizacionales basado en una cambio de desarrollo cultural en el área de recursos humanos, competencias, incentivar la participación, provocar la creatividad e inteligencia, crear conciencia y crear paradigmas (Colegio de Ingenieros de Chile).
Six sigma
El Six Sigma es una estrategia que buscar reducir los defectos, los desperdicios y las irregularidades a través de la metodología DMAIC: definir, medir, analizar, implantar y controlar.
Agile
La metodología Agile la abordamos ya en este artículo.
La manufactura ágil es una filosofía de producción que se centra en satisfacer la demanda del cliente a través de acciones rápidas, flexibles e iterativas.
La metodología Agile pone especial énfasis en las personas y en las interacciones. El software de trabajo es más importante que la documentación completa. La colaboración con el cliente se antepone a la negociación con este y el proceso debe responder al cambio en lugar de a un plan rígido.
Los principios de este manifieston son (Cognodata):
- Perseguir la satisfacción del cliente e informarle periódicamente del estado del proyecto.
- Los nuevos cambios y requisitos son bienvenidos y se valoran como un modificaciones positivas.
- La división del trabajo se realiza en fases temporales productivas divididas en semanas, quincenas, etc.
- Posibilidad de medir el progreso.
- La forma de ejecutar los proyectos debe garantizar en sí misma la continuidad del proyecto (desarrollo sostenible).
- El equipo debe trabajar de forma coordinada y en conjunto, utilizando el método Scrum, como una práctica efectiva y esencial para la correcta organización y desarrollo del trabajo.
- Las conversaciones entre los integrantes del equipo y/o el cliente deben llevarse a cabo en persona, para comunicar de forma eficaz los mensajes.
- Es necesario infundir motivación y confianza a los miembros que forman parte del proyecto para obtener procesos existosos.
- Excelencia técnica y buen diseño. En la metodología Agile, la calidad del trabajo y la presentación forman parte del conjunto.
- Se impone la ley de la simplicidad. Las tareas deben ser lo más sencillas posible. En caso de no poder simplificarlas se tendrá que dividir en iteraciones para reducir su nivel de complejidad.
- Equipos autogestionados. Aunque es necesario que exista una figura que monitorice los equipos de trabajo, éstos deben ser capaces de organizarse por sí mismos.
- Adaptación a las circunstancias cambiantes. Es imprescindible que los profesionales que ejecuten los proyectos puedan adaptarse a las distintas circunstancias y modificaciones que puedan surgir durante el proceso.
Scrum
Es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas practicas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.
En SCRUM se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, SCRUM está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.
Scrumban
Scrumban nace da la combinación de la metodología Scrum y Kanban siendo de este modo una metodología flexible, puesto que toma la flexibilidad de Kanban donde permite que el equipo de trabajo realice mejoras de procesos de forma continua y a su vez aplica las características de Scrum para ser ágil, por lo que resulta de gran utilidad para las startup, proyectos de gestión de productos constantes, equipos de desarrollo, soporte, mantenimiento de software y otros proyectos, así como también para aquellos ambientes donde se presentan contantes cambios por el dinamismo de sus actividades (Open Webinars).
Agile vs. Scrum vs. Scrumban
Conclusiones
Existen diversas metodologías encaminadas a mejorar la productividad de la empresa y así maximizar los beneficios. Dependiendo de la entidad, será más conveniente una u otra. Pero por encima de todo, queda patente que la planificación es clave.
aprendamoscompartiendo.wordpress.com 